Personalservices und Personalveränderungen in OSPlus. Was sich für Sparkassen ab Dezember 2026 ändert
Die Finanz Informatik bündelt die Personalprozesse der Sparkassen im neuen Modul Personal. Beschäftigte erledigen viele Anliegen künftig selbst, Personalveränderungen laufen als durchgängiger Workflow bis in PARISplus. Kerstin Beyer, Geschäftsbereichsleiterin Sparkassen-Personalservice bei der GSD, ordnet ein, was das für Sparkassen bedeutet.
Die Krankmeldung kommt nicht mehr per Mail.
Sie entsteht dort, wo sie hingehört, am Schreibtisch der Beschäftigten. Von dort fließt sie ohne Umweg in das Personalsystem der Sparkasse. Genau diesen Weg verfolgt die FI mit den Personalservices und den Personalveränderungen. Prozesse werden in OSPlus integriert, und Aufgaben wandern, soweit möglich, zu den Mitarbeitenden selbst.
Ab Dezember 2026 soll das neue Modul Personal der FI in OSplus dafür für alle vollumfänglich bereitgestellt sein. Es ist über „Mein Bereich” erreichbar und bündelt alle Personalservices und Personalveränderungen an einer Stelle. Die bisherigen Workflows in OSPlus_neo werden schrittweise abgeschaltet. Ab Mai 2027 ist die flächendeckende Nutzung vorgesehen.
„Für viele Personalbereiche ist das der größte Schritt seit Jahren”, sagt Kerstin Beyer. „Wer jetzt plant, welche Services er freigibt und wie die Freigaben laufen, startet im Mai ohne Druck.”
Personalservices verlagern Aufgaben an den Arbeitsplatz
Personalservices umfassen Anliegen, die Beschäftigte selbst erledigen können. Dazu gehören die eigene Arbeitsunfähigkeitsmeldung, die Meldung bei Erkrankung eines Kindes oder einer Schwangerschaft, die Pflege eigener Kontaktdaten wie Notfallkontakte und die Bereitstellung von VWL-Verträgen und weiteren Dokumenten. Auch Stammdatenänderungen, Nebentätigkeiten und Änderungen der Arbeitszeit laufen künftig über das Modul Personal.
Welche Services den Beschäftigten zur Verfügung stehen, legt jede Sparkasse selbst fest. Das Haus behält damit die Steuerung und kann den Umfang schrittweise erweitern.
Für den Personalbereich ändert sich vor allem der Eingang der Anliegen. Eine zusätzliche Mail an die Personalabteilung ist nicht mehr nötig. Die Daten werden direkt in PARISplus eingespielt, entweder automatisiert oder nach vorheriger Prüfung durch den Personalbereich. Weitere Drittsysteme, etwa die Zeitwirtschaft, werden direkt eingebunden.
Der wichtigste Effekt zeigt sich in der Datenqualität. Wenn niemand mehr Angaben aus einer Mail in ein System abtippt, entfallen Übertragungsfehler. Was die Beschäftigten eingeben, kommt so im Personalsystem an.
Personalveränderungen laufen als durchgängiger Workflow
Personalveränderungen betreffen das Beschäftigungsverhältnis selbst. Dazu zählen Anpassungen von Arbeitszeit, Aufgaben und Entgelt, Umsetzungen innerhalb der Sparkasse, Urlaubs- und Sonderurlaubsregelungen, Nebentätigkeiten, Weiterbildungen und Bildungsabschlüsse, Freistellungen für Eltern- oder Pflegezeit sowie die Aktualisierung von Stammdaten wie Name, Adresse oder Bankverbindung.
Der Ablauf folgt einem festen Muster. Ein Anliegen/ Auftrag wird gestellt, durchläuft einen mehrstufigen Freigabe-Workflow, wird im Personalsystem umgesetzt und lückenlos protokolliert. Den Anstoß gibt entweder die Führungskraft oder, in den meisten Fällen, der Personalbereich der Sparkasse.
Technisch verbinden sich die Personalveränderungen mit KURS, dem Kompetenz- und Rechte-System, sowie mit den Prozessen des Auftrags- und Benachrichtigungssystems ABS. So weiß das System, wer welche Aufgabe übernimmt und wer freigeben darf. Die Prozesse laufen automatisiert bis in PARISplus.
Das Ziel ist eine rechtssichere, transparente und nachvollziehbare Dokumentation. Sie dient den internen Prozessen wie Abrechnung, Kostenstellen und Personalplanung ebenso wie den Mitarbeitenden, die jederzeit sehen, wo ihr Anliegen steht.
Vom Eintritt bis zum Austritt digital
Die Personalveränderungen decken den gesamten Lebenszyklus eines Beschäftigungsverhältnisses ab. Vom Eintritt bis zum Austritt lassen sich die Prozesse digital abbilden. Dazu gehört auch die elektronische Erstellung von Dokumenten wie Beschlussvorlagen und Arbeitsverträgen.
„Papier und Mail-Verkehr verschwinden nicht über Nacht”, sagt Kerstin Beyer. „Aber jeder Prozess, der einmal sauber im Workflow läuft, entlastet den Personalbereich dauerhaft.”
Die GSD begleitet Einführung und Bearbeitung
Der Sparkassen-Personalservice der GSD unterstützt Sparkassen bei der Einführung der Personalservices und Personalveränderungen. Für Kundinnen und Kunden des Personalservice übernimmt die GSD darüber hinaus die Bearbeitung der Vorgänge.
Sie möchten wissen, wie Ihr Haus den Umstieg bis Mai 2027 plant? Sprechen Sie uns einfach an.
